Den gode leder evner at svare på spørgsmålet: hvorfor? Allerede inden spørgsmålet er stillet. Hun evner at binde en opgavestiling sammen med en forklaring. “Denne opgave skal løses fordi…”. På denne måde kan man skabe mening med opgaven. Det er omvendt næppe noget mere demotiverende, end at blive sat til at løse en opgave, som man ikke kan se formålet i.
En leder, der vil skabe resultater, skal derfor sørge for at forklare formålet, med den opgave der stilles. Det er et helt grundlæggende element, for den leder som gerne vil have medarbejderne til selv at træffe beslutninger.
Formål i militæret
En militær opgavestiling består som regel af to led: I hovedsætningen angives hvad opgaven er: X enhed skal angribe og tage mål SORT 1 for eksempel. Hver gang sådan en sætning fremkommer følges den af en bisætning, der starter med: “med henblik på”. I første del stilles opgaven, og i anden del forklares hvorfor denne opgave skal løses.
Nedbrydning af mål
Formålet har den der stiller opgaven udledt, som en del af sin opgaveanalyse. Det formål, der stilles skal derfor være relevant, nærværende og opnåeligt for dem, der sættes til at udføre opgaven. Det er således ikke en gruppe på 6 soldater i Afghanistan, der skal løse en opgave med henblik at gøde jorden for et demokratisk samfund. De sættes til noget som er inden for rammerne af hvad de med rimelighed kan blive bedt om at udføre: de skal angribe og tage et mål, for herfra at sikre at en anden enhed kan bevæge sig i et område.
Det er lederne over dette niveau, der skal sørge for at disse små mål og formål, som soldaterne på jorden løser bidrager til det overordnede formål. Jo tættere på det stratetiske niveau man arbejder, des flere af ens mål vil, alt andet lige, have en direkte relation til organisationens key performance indicators, KPI´er.
Fortæl medarbejderne om formålet
Formålet kan som i det militære system formidles via opgavestilingen. Du kan i din egen organisation også selv vænne dig til at at koble en opgavestiling med et formål. I dagligdagen kan det også give mening at minde medarbejderne og en selv om hvorfor vi er her, og hvorfor vi løser de opgaver, vi gør. Det kan du fx gøre i den måde du gennemføre din kontrol på. Lad være med at afhøre medarbejderne, men spørg interesseret ind til hvorfor de løser en given opgaven. Hvis de ikke kan svare, så er formidling af formålet glippet et sted.
Er der opgave uden formål?
Der er ingen opgaver, som ikke har et formål. Men der er ganske givet en række opgaver, hvor det ikke er noget højt svævende og gloværdigt formål. I stedet er formålet noget mere jordnært: Soldaten skal vedligeholde sit gevær efter en lang dag i felten fordi det ellers ikke vil virke, rengøringsassistenten skal rengøre sengeafsnittet på hospitalet for at mindske risikoen for smitte eller infektion.
Et formål behøver ikke at have en direkte relation til virksomhedens KPI´er eller stratetiske målsætning. Men medarbejderne har krav på at du som leder evner at fortælle dem hvorfor de skal gøre X, y eller Z og hvorfor det skal gøres på en given måde.
Gør det til en vane at forklare formålet med det medarbejderne sættes til.